ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении контроля и организационной работы
центрального аппарата мэрии города Бишкек
1. Общие положения
1. Управление контроля и организационной работы (далее – управление) является структурным подразделением центрального аппарата мэрии города Бишкек (далее – аппарат), обеспечивающим деятельность мэрии города Бишкек (далее – мэрия), мэра города Бишкек (далее – мэр), первого заместителя мэра и заместителей мэра города Бишкек (далее – заместители мэра), руководителя аппарата мэрии города Бишкек (далее – руководитель аппарата), аппарата по вопросам, отнесенным к задачам и функциям управления.
2. В состав управления входят:
1) отдел контроля и организационной работы;
2) отдел делопроизводства и регламента;
3) отдел по работе с обращениями граждан.
Вышеуказанные отделы являются структурными подразделениями в составе управления.
3. Сотрудники управления:
– являются муниципальными служащими;
– обязаны в своей деятельности и принятии решений руководствоваться Конституцией, законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, решениями мэрии города Бишкек, а также настоящим Положением, хранить государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну;
– обязаны соблюдать Кодекс этики государственного гражданского служащего и муниципального служащего;
– в пределах компетенции, определенной настоящим Положением, являются представителями мэрии в отношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами.
4. Назначение на должность и освобождение от должности сотрудников управления осуществляются в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О государственной гражданской службе и муниципальной службе».
5. Управление возглавляет начальник управления, который осуществляет общее руководство структурными подразделениями, входящими в состав управления.
6. Заведующий отделом контроля и организационной работы замещает начальника управления в его отсутствие, с правом подписи служебных документов.
Заведующего отделом делопроизводства и регламента, отделом по работе с обращениями граждан в период его отсутствия замещает главный специалист отдела, определяемый заведующим отделом по согласованию с начальником управления, с правом подписи служебных документов.
2. Задачи управления
7. Управление в пределах установленной компетенции реализует общие задачи, предусмотренные Положением об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений центрального аппарата мэрии города Бишкек (далее – Положение об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений аппарата мэрии), а также специфические задачи, вытекающие из основных задач, возложенных на входящие в его состав отделы и сектор.
3. Основные задачи отдела контроля
и организационной работы
8. Основными задачами отдела контроля и организационной работы являются:
1) обеспечение деятельности мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата мэрии города Бишкек по вопросам контроля исполнения поручений и оценки состояния исполнительской дисциплины в центральном аппарате, территориальных и подведомственных подразделений мэрии и их должностных лиц;
2) организация и обеспечение контроля за своевременным, полным и качественным исполнением нормативных правовых актов Кыргызской Республики, актов и поручений, Президента, Кабинета Министров, Председателя Кабинета Министров - Руководителя Администрации Президента, решений Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, постановлений и распоряжений мэрии, поручений руководства мэрии, в том числе протокольных, а также надлежащего рассмотрения иных контрольных документов центральным аппаратом мэрии, территориальными и подведомственными подразделениями мэрии;
3) координация деятельности структурных, территориальных и подведомственных подразделений мэрии по вопросам организации контроля исполнения поручений;
4) организационное обеспечение деятельности руководства мэрии;
5) кураторство, координация и мониторинг деятельности аппаратов муниципальных администраций мэрии города Бишкек по административным районам, муниципальных территориальных управлений;
6) обеспечение взаимодействия мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата с муниципальными администрациями мэрии города Бишкек по административным районам, муниципальными территориальными управлениями;
7) участие в реализации кадровой политики в муниципальных администрациях мэрии города Бишкек по административным районам, муниципальных территориальных управлениях в пределах компетенции отдела;
8) координация деятельности территориальных и подведомственных подразделений мэрии по организационным вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
9) координация организационной работы центрального аппарата мэрии;
10) материально-техническое обеспечение аппарата мэрии и организация государственных закупок.
4. Основные задачи отдела делопроизводства и регламента
9. Основными задачами отдела делопроизводства и регламента являются:
1) Документационное обеспечение деятельности мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
2) обеспечение соблюдения требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек территориальными и подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии при внесении проектов нормативных правовых актов, решений мэрии, иных актов и документов;
3) совершенствование Регламента мэрии и иных актов, связанных с вопросами делопроизводства.
5. Основные задачи отдела по работе с обращениями граждан
10. Основными задачами отдела по работе с обращениями граждан являются:
1) обеспечение надлежащего рассмотрения обращений граждан, поступающих на имя мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
2) контроль за соблюдением сроков и качества представления информации по исполнению обращений граждан;
3) организация личного приема граждан мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата;
4) обеспечение функционирования общественной приемной мэрии.
6. Функции управления
11. Управление выполняет общие функции, предусмотренные Положением об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений аппарата мэрии, а также специфические функции, вытекающие из функций, возложенных на входящие в его состав отделы.
7. Специфические функции отдела контроля
и организационной работы
12. Отдел контроля и организационной работы выполняет следующие специфические функции:
1) осуществляет контроль за фактическим исполнением центральным аппаратом, территориальными и подведомственными подразделениями нормативных правовых актов Кыргызской Республики, поручений, актов и решений Президента, Кабинета Министров, Председателя Кабинета Министров - Руководителя Администрации Президента, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, постановлений и распоряжений мэрии, писем и обращений депутатов и фракций Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша поручений руководства мэрии, в том числе протокольных, а также надлежащего рассмотрения иных контрольных документов;
2) координирует деятельность структур центрального аппарата, территориальных и подведомственных подразделений мэрии по вопросам контроля исполнения поручений и решений, организует и осуществляет мониторинг сроков исполнения;
3) участвует в процедуре снятия с контроля (через СЭД) поручений мэра города Бишкек, в том числе протокольных.
Проводит экспертизу материалов и при необходимости проводит дополнительную проверку представленных к снятию с контроля документов, имеет право отклонять информацию, отчеты и ответы сотрудников мэрии, территориальных и структурных подразделений в случае их формального характера («отписок»), неполного решения вопроса по существу либо предоставления недостоверных сведений;
4) осуществляет мониторинг исполнения поручений с целью выявления рисков их несвоевременного или ненадлежащего исполнения и своевременно информирует руководство мэрии о возможных срывах сроков исполнения;
5) проводит выборочные и тематические проверки исполнения поручений, решений и протокольных поручений;
6) в целях подтверждения достоверности представляемой информации вправе проводить проверки фактического исполнения поручений, включая анализ документов, выезды на объекты, взаимодействие с ответственными исполнителями, а также телефонные и иные опросы заявителей и заинтересованных лиц;
7) осуществляет мониторинг организации ведомственного контроля исполнения поручений в территориальных и подведомственных подразделениях мэрии;
8) выявляет системные проблемы исполнения поручений и готовит предложения по их устранению;
9) формирует аналитические, сравнительные и информационные материалы для руководства мэрии;
10) вносит предложения по совершенствованию системы контроля исполнения поручений;
11) вносит предложения руководству мэрии о применении мер дисциплинарной ответственности к должностным лицам за нарушения исполнительской дисциплины или предоставление недостоверной информации;
12) готовит материалы для рассмотрения на коллегии мэрии по вопросам исполнительской дисциплины аппарата, территориальных и подведомственных подразделений;
13) осуществляет кураторство муниципальных администраций по административным районам и муниципальных территориальных управлений;
14) осуществляет мониторинг и анализ результативности деятельности муниципальных администраций мэрии города Бишкек по административным районам, муниципальных территориальных управлений по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, с внесением в установленном порядке соответствующих предложений по совершенствованию их деятельности мэру, руководителю аппарата;
15) участвует в подготовке предложений по совершенствованию деятельности территориальных подразделений;
16) организует мероприятия, связанные с рабочими выездами по городу мэра, руководителя аппарата, при необходимости готовит аналитические материалы по районам и объектам посещения, программы. Ведет работу по мониторингу и анализу исполнения поручений, данных в ходе рабочих выездов;
17) организационное и документационное обеспечение встреч мэра, руководителя аппарата с жителями города. Ведет работу по мониторингу и анализу исполнению планов мероприятий по итогам встреч с жителями;
18) организует подготовку и проведение заседаний коллегии мэрии. По итогам коллегий оформляет соответствующие протоколы, постановления и направляет их на исполнение соответствующим подразделениям центрального аппарата, согласно курируемым направлениям, осуществляет контроль за своевременной и качественной реализацией постановлений коллегии мэрии:
19) организация и проведение плановых совещаний мэра и аппаратных совещаний руководителя аппарата. Ведет работу по мониторингу и анализу исполнения протокольных поручений;
20) организует разработку программ, сценариев, и координирует работу территориальных и подведомственных подразделений при проведении государственных мероприятий, возложенных на мэрию города Бишкек, и городских мероприятий с участием мэра;
21) организует подготовку необходимых мероприятий по взаимодействию с Народным Курултаем. Ведет работу по выполнению наказов делегатов Народного Курултая;
22) координирует в пределах компетенции отдела работу соответствующих территориальных и подведомственных подразделений мэрии по подготовке и организации проведения выборов Президента Кыргызской Республики, депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, депутатов Бишкекского городского кенеша, референдумов;
23) в соответствии с законодательством Кыргызской Республики организует и проводит государственные закупки в целях материально-технического обеспечения деятельности мэрии;
24) разрабатывает, осуществляет процедурное сопровождение проектов постановлений, распоряжений, мэрии и иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
25) ведет работу по подготовке и составлению Паспорта города Бишкек;
26) рассматривает жалобы и обращения граждан на неправомерные действия должностных лиц муниципальных администраций мэрии города Бишкек по административным районам, муниципальных территориальных управлений;
27) участвует в подготовке планов работы мэрии города Бишкек;
28) осуществляет взаимодействие с Бишкекским городским кенешем депутатов;
29) участие в рассмотрении и согласовании кандидатур, предлагаемых на замещение руководящих должностей в муниципальных администрациях мэрии города Бишкек по административным районам и муниципальных территориальных управлениях;
30) подготовка заключений и предложений руководству аппарата мэрии по результатам рассмотрения кандидатур на назначение и освобождение от руководящих должностей в муниципальных администрациях мэрии города Бишкек по административным районам и муниципальных территориальных управлениях;
31) участие в организации и проведении собеседований с кандидатами на руководящие должности в муниципальных администрациях мэрии города Бишкек по административным районам и муниципальных территориальных управлениях (при необходимости);
32) мониторинг соблюдения установленного порядка назначения, перемещения и освобождения должностных лиц в муниципальных администрациях и муниципальных территориальных управлениях;
33) взаимодействует с военными комиссариатами, военной комендатурой, воинскими частями, другими военными органами и организациями по вопросам, входящим в компетенцию мэрии, в том числе по вопросам проведения призыва граждан на военную службу в Вооруженные силы Кыргызской Республики.
8. Специфические функции отдела делопроизводства и регламента
13. Отдел делопроизводства и регламента выполняет следующие специфические функции:
1) организует и обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства, в том числе по системе электронного документооборота (СЭД), разрабатывает единую номенклатуру дел, включая документы с грифом "ДСП";
2) осуществляет распределение входящей корреспонденции на основании распределения обязанностей между мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата и поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
3) осуществляет прием, регистрацию и учет:
- входящей корреспонденции, направление ее на рассмотрение мэру, заместителям мэра, руководителю аппарата, территориальным и подведомственным подразделениям, муниципальным предприятиям мэрии;
- исходящей корреспонденции и рассылку адресатам;
4) проводит анализ документооборота в мэрии по итогам полугодия и календарного года;
5) осуществляет регистрацию, учет, выпуск и рассылку решений мэрии, поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата (за исключением распоряжений о предоставлении отпусков, отзыве из отпусков, краткосрочных командировках), протоколов совещаний, проводимых мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата, оперативное доведение принятых решений до исполнителей;
6) ведет электронную базу данных решений мэрии, протокольных поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата в систем электронного документооборота (СЭД);
7) обеспечивает комплектование первичных материалов решений мэрии, других документов, их учет, сохранность, подготовку и сдачу в государственный архив в соответствии с номенклатурой дел;
8) оказывает сотрудникам аппарата, территориальных и подведомственных подразделений, муниципальных предприятий мэрии практическую и методическую помощь, организует их обучение по вопросам делопроизводства;
9) обеспечивает структурные подразделения аппарата мэрии необходимой бланочной продукцией;
10) осуществляет прием, учет и хранение завершенных и списанных в дело документов аппарата мэрии, обработку и передачу архивных документов на государственное хранение и уничтожение согласно номенклатуре дел;
11) разрабатывает проекты документов, инструкций и методических пособий по вопросам делопроизводства в аппарате мэрии;
12) проводит экспертизу на предмет соблюдения требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек при внесении проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов, контролирует соблюдение соответствующих требований при принятии и оформлении решений мэрии;
13) подготавливает заключение о соответствии вышеуказанным требованиям проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов, вносимых территориальными и подведомственными подразделениями мэрии;
14) проводит анализ соблюдения территориальными и подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек при внесении в мэрию проектов нормативных правовых актов и иных актов;
15) осуществляет возврат внесенных территориальными и подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов с нарушением требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек;
16) разрабатывает и осуществляет процедурное сопровождение проектов нормативных правовых актов, постановлений, распоряжений мэрии и иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
17) организует техническое обеспечение работы с документами (ксерокопия);
18) рассматривает согласно резолюции мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата письменные запросы граждан и юридических лиц относительно предоставления архивных копий решений мэрии, осуществляет подготовку письменных ответов на них;
19) выдает заверенные копии решений мэрии, находящихся в распоряжении мэрии, по письменному обращению физических и юридических лиц согласно действующему законодательству;
9. Специфические функции отдела по работе с обращениями граждан
14. Отдел по работе с обращениями граждан выполняет следующие специфические функции:
1) осуществляет прием, регистрацию и учет:
- обращений граждан, адресованных мэру, заместителям мэра, руководителю аппарата, мэрии;
2) организует рассмотрение и учет обращений граждан, адресованных мэру, заместителям мэра, руководителю аппарата, и обращений граждан, поступивших из вышестоящих органов;
3) осуществляет анализ содержания поступивших обращений на предмет их соответствия компетенции мэрии города Бишкек;
4) осуществляет самостоятельное перенаправление подписанных руководством обращений в соответствующие министерства и ведомства, в чью компетенцию входит рассмотрение данных вопросов;
5) направляет на рассмотрение по принадлежности управлениям, отделам, секторам аппарата, территориальным и подведомственным подразделениям, муниципальным предприятиям мэрии обращения граждан, решение которых входит в их компетенцию, осуществляет контроль за соблюдением сроков предоставления ответов на обращения граждан, направляет напоминания о приближающихся сроках рассмотрения;
6) систематизирует, анализирует обращения граждан, поступающие на имя мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
7) осуществляет подготовку и вносит мэру информационно-аналитические материалы об общем состоянии исполнительской дисциплины в аппарате, территориальных и подведомственных подразделениях мэрии с выводами и предложениями о применении мер дисциплинарной ответственности в отношении должностных лиц, допустивших нарушения требований законодательства при рассмотрении обращений граждан;
8) принимает меры по устранению выявленных нарушений, фактов ненадлежащего рассмотрения обращений граждан;
9) проводит анализ документооборота в части рассмотрения обращений граждан по итогам квартала, полугодия и календарного года;
10) разрабатывает и осуществляет процедурное сопровождение проектов нормативных правовых актов, постановлений, распоряжений мэрии и иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
11) организует прием граждан в общественной приемной, а также оказывает содействие в осуществлении их законных прав и интересов, дает разъяснения и рекомендации;
12) организует личный прием граждан мэром